不完美,效率大加倍:杂乱拖延少做点让你更有生产力

完美主义不一定会让结果完美,有时放弃完美主义,做得愈少反而愈有力量,不一定要试着去做完所有事情,才能专注在真正重要的事情,无论是生活或工作上拥有更多弹性可以喘口气,反而会让我长久保持生产活力,享受每件「留下来」的任务,并且完成得更好。
在很多次的挫折后,我发现有时突破盲点的关键不在于去找到新的道路,也不是要改变现在的道路,而是想办法去掉原本路上的遮蔽物,让隐藏的快捷方式入口浮现。在工作或生活上这就是必须在抉择中舍弃掉一些东西,选择后的克制能够带来专注,而专注就能让结果美好。
就像工作来不及时我会避免优先考虑:「我只要多花一些时间就能完成工作。」当然只要给我无限的时间,绝对可以完成无限多的工作,但这比科幻故事还要不现实。所以要考虑的是有没有更直接解决问题的路径,有没有哪些次要任务是可以舍弃的,而不是:我只要晚上加班就能完成它。
今天这篇文章,让我分享自己实际经验中关于「不完美,效率大加倍」的心得。当然我的个人经验不会适合所有人,但从每个情境中带来的反思,希望也能提供大家一个关于生产力的不同角度思索。
• 花时间在重点上,简报简单就好:
我制作简报时都很简单,单纯标语、图片串连出我想报告的流程,不使用简报软件其他的特效动画制作功能。虽然加上动画、音效或许更完美,但没有也不会影响这个简报本身的目的。
因为一旦有了动画、音效,后续编辑与播放时就有了限制,就少了弹性,而当我使用单纯简报设计时,我可以轻松在云端的 Google Drive、计算机端的 Office、 行动端的 Keynote 或各种简报播放软件转换,不会有兼容问题。
少了「美化」的时间,我也有更多时间专注在自己报告的练习上,内容流程的调整上,如果说我只有四个小时可以准备简报,只花一个小时完成简单但内容有表达出来的简报,然后花三个小时练习,而不是用来美化,反而效果更好。
• 杂乱一点也无妨,笔记不一定要排版精美:
或许你的笔记有美化、排版的需要,所以有些朋友会在意 Evernote 的编辑功能不够强大,但是对我来说则是很少对笔记进行排版编辑,除了偶尔要区隔段落时使用一下水平分隔线,要不然打开我的 Evernote 笔记看,不会看到精美的笔记:
只有记下重点内容但找得到、用得到的流水账。
尤其在 Evernote 行动 App 记录笔记时我几乎没有利用过编辑功能列,因为记下事情最重要,快速记录最重要,而排出美美的版面则对工作本身无太大益处,甚至排版有点不整齐也没关系,我又不是要把 Evernote 笔记直接印成书来出版。
• 参考:最好的整理就是最少的整理,不需要整理的整理术
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• 没做完就算了,限制我的作业时间:
我确实也想每封信都仔细回复,我也希望能把每一篇新闻、文章都仔细读过,我也期待能把一本书好好看完,但现实情况确实就是:时间有限。
整体的时间有限,所以我更会去限制自己处理每一件事情的时间。例如我会限制自己阅读每日新闻的时间,或许我常常推广新闻阅读器,所以你误以为我会花很多时间读新闻,其实刚好相反,我会限制用最少的时间来处理新闻。
但也因为有所节制,所以才可以练习如何在阅读新文章的过程去抓出重点。大多数文章我都不会从头到尾读完,但我会依据我的需求抓出我想要的。
不管是读新闻、处理邮件、整理杂务,这些次要工作都应该严格做好时间的使用限制,画出界线、适可而止,少做一点、简单抓住重点,才能把时间留给更重要的事情。
• 参考:练习和时间赛跑,活用定时器快速进入工作状态的方法
• 拖延战术?有时不需要把所有琐事完成:
大家可能会认为「拖延」是个坏习惯,但是在工作管理上「正确的拖延」却常常是一记妙招,因为每天的时间有限,如果你不拖延一下琐事,反而会干扰了优先执行重要工作的效率。
在工作进度的执行上,下一次进度之前我可能列出了10件要做的事情,但这里其实有些事情是一定要做,有些事情只是觉得要做。这时候在执行的过程中,优先处理非做不可的事情,其他任务则拖延一下。
等到进度截止前,无法再拖延了,这时我也会发现那些被我一直拖延的琐事其实不影响成果目标,就可以直接移除,不需要做这些事情。
当然,我这里讲的是我对自己工作目标的执行计划,如果是和他人合作,那么就要趁早说明什么事情我无法做、做不完,但又不影响主要目标,尽可能的把琐事简化、延后,甚至取消。

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