抓出时间之贼,是谁偷走了你我的时间?

「没有时间了!」这是一个常常发生在你我之间的真实故事,每次工作的截止日期渐渐逼近时,同样的情节就会一再上演,明明之前就有规划好,为什么计划好的时间总是被偷走,而让我们陷入了无时间可用的窘境。
或者把观察的视野拉近,单纯的一日工作与生活行程中,我们认真且忙碌,但一眨眼到了深夜,蓦然回首,我们发现自己还没推进最重要的工作进度,然而时间已经被我们用完了。
是谁偷走了我们的时间?是那些被老板、同事、客户、家人临时加到我身上的意外任务吗?还是工作上给了过多的负担让我根本没有充裕的时间完成?可能上述原因都有参与了偷窃时间的计划,但在这个可怕的时间偷窃计划中,真正的主谋却常常就是我们自己。

• 自己的时间:
「到中午开会前只剩一个小时,我需要一整个半天的时间来好好想这企划案,所以让我拖到下午再做吧!」「结果到了下午时又被临时插入一个任务,于是理所当然想要把企划案拖到周末自己在家闭关修炼」「然后到了周末又挣扎着疲累想放假的心情,痛苦缓慢的在不想做的心情下与企划案搏斗,反而花掉了一整天的时间」。
觉得自己要安静无干扰的环境下才能工作,觉得自己必须有充裕的时间才能开始动工,但是什么时候才能有这样的时间?说到底只有深夜在自己家中的时刻,或是周末没有同事打扰的时刻,然而,这时候我们正在偷走自己最宝贵的个人独享时间。
把「自己的时间」纳入工作计划,把「自己的时间」当做项目永远的缓冲机制,然后在真正工作的时间内无法全力冲刺,最后,就是更多属于自己人生的时间被偷走。

• 有限的时间:
「如果再给我两天的时间,我就能把这件工作完成得更好!」「但是,明天就是我的项目截止日期了。」
我们想要的时间,跟我们真正能够获得的时间永远不成正比,但是这时候我们常常固执己见的继续使用原本的执行方法来做事情,明明只剩下一天,我们还是在用以两天为计划的流程来行动,时间当然不够。
时间有限不仅仅只是工作太多,回头看看我们的人生难道不也是时间有限吗?所以可以争取到足够时间当然是好事,但当时间有限时,我们就应该改变方法、调整目标来执行同一件事情,让这件事情能够用更精简快速的步骤完成。
参考:在云端工作、数字生活中节省与拥有更多时间的方法
否则,最后为了准时交件,说不一定结尾的步骤更加混乱,甚至拖了时间也没有更好的质量。还不如即早发现时间有限的事实,随时调整自己的流程步骤;
在有限的时间里做充裕的事情,而不是等待充裕的时间。

• 零碎的时间:
「有时候不是没有时间,只是我们没有去挤出时间而已。」「如果把一天之中等车、坐车、开会空档、等待计算机跑出结果的时间全部加起来,很难说挤不出一到两个小时的时间。」
参考:零碎时间优化:我如何坚持每天写完一篇部落格文章?
不是要去挤压前面提到的「自己的时间」,而是在真正工作时间中,其实有很多间隙,这些间隙里我们要不就是找不到事情做,要不就是在聊天上网中浪费掉,因为我们觉得小空档不可能完成什么事情,所以干脆什么都不做。
但真的是如此吗?确实,我们不可能在20分钟的开会空档之间,打完一篇1000字的文章,但是,如果我们利用这20分钟先把那篇文章的大纲拟出来,等到真正要执行任务时不就可以花费更少时间?
如果能够善用这些空档去完成大任务切割出来的轻量小任务,那么到时候执行大任务时更加轻松,也让自己每天多出一到两个小时的工作运行时间了!

• 重迭的时间:
「我正在执行一件今日的重要任务,老板忽然丢一个临时工作给我,虽然没有限制我完成时间,但因为临时工作更简单,我就想说先暂停手边重要任务,先去完成那件临时工作好了。」
但是我们没有想到的是,在这样的转换过程中,很多时间就被自己偷走了!当我要暂停手边重要任务时,就不得不先做一个收尾或注记的动作,当我要去执行临时工作时就不得不做一些工作环境的切换,当我要回到今日重要任务时又必须重新暖机、唤回之前的工作状态。
而这些转换过程中时间就被一点一滴的浪费掉了。所以有时候我们觉得自己每天忙得要死,可是什么任务都没完成,很多时候就是因为时间浪费在这些转换过程之中:
看起来好像有(也真的有)认真工作,其实什么都没做。
要特别避免这种重迭时间的现象,这时候最好的作法是把临时工作先注记到自己的待办清单,还是先把手上的重要任务进度完成,才进行切换工作的动作,以避免额外的时间花费。

• 准备的时间:
「我花了很多时间研究、规划、调整这个计划的目标与执行步骤,我每天都在修改可能的方案,结果最后我发现自己只剩下一点点时间去执行它」。
准备过程是工作上最甜美的陷阱,想象都是美好的,未来充满了愿景,但我们是要准备到什么程度才够呢?很多时候,我们花了太多时间在准备的过程,反而偷去了真正执行需要的时间。
最好的方法是把项目切割成不同的阶段,依据阶段来准备,而不是一次把所有东西都准备好,这样可以一边准备、一边执行,随时都关注「真正执行」的成果,而不是把心思只花在「浪漫的」准备过程中。
参考:练习和时间赛跑,活用定时器快速进入工作状态的方法

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